Intervista a Maurizio Lena, Sales Manager per la divisione BPM di Horsa Spa

Che cosa differenzia il settore food dagli altri settori di produzione, vendita e distribuzione? Per fare un esempio, non è la stessa cosa produrre e vendere componenti meccaniche e produrre e vendere prodotti ad alta deperibilità, come latte, burro ecc.  E naturalmente è diverso occuparsi di prodotti freschi o di prodotti a più lunga scadenza.

Quale allora la soluzione IT idonea per migliorare l’organizzazione del settore food? Lo abbiamo chiesto a Maurizio Lena, Sales Manager per la divisione BPM di Horsa Spa che progetta, implementa e mantiene soluzioni IT destinate a Medium e Large Enterprise Company, a livello nazionale ed internazionale. Horsa nel 2012 ha implementato il progetto di gestione  documentale e Business Process Management in Parmareggio, mettendo in atto le proprie competenze IT nel settore dei Consumer Product.

Quali le principali caratteristiche del settore food e le relative ricadute sull’IT?

Dal punto di vista puramente organizzativo, le imprese food hanno due principali peculiarità:

•  la gestione e la vendita  di centinaia di migliaia se non di milioni di prodotti con conseguenti elevati volumi di documenti;
• la pressione sui  tempi di risposta organizzativi, che devono essere rapidissimi. Ad esempio i tempi per processare un nuovo cliente, o un evento, per effettuare un controllo su un determinato processo, o per l’invio di un documento, devono essere molto rapidi, in linea con la veloce movimentazione delle merci e con le nuove normative alle quali il settore è tenuto ad adeguarsi e che cambiano frequentemente.

Va da sé che le imprese si trovino  nella necessità di trovare soluzioni a livello informatico adatte, che consentano di svolgere questi compiti in modo efficiente e snello.

Ha accennato alle normative…

Nell’agroalimentare la tracciabilità dei prodotti è obbligatoria ormai da anni, ma recentemente sono state introdotte normative che richiedono in pratica anche la tracciabilità del flusso documentale verso il cliente, attraverso posta elettronica certificata, in quanto i termini di pagamento decorrono dal momento della ricezione della fattura e non della merce.

In sintesi da alcuni anni il settore food è soggetto a grandi e veloci cambiamenti, molto stimolanti per chi si occupa di IT, in particolare in ambito di gestione documentale e Business Process Management.

Quali allora oggi le soluzioni IT adatte per le imprese food?

Le aziende food necessitano sicuramente di un sistema ERP su cui Horsa ha maturato negli anni una notevole esperienza nel settore, con le soluzioni SAP e Oracle JD Edwards, ma non solo. Ritengo infatti che oggi sia quanto mai necessario adottare dei veri e propri sistemi di gestione dei processi aziendali,  che  vengono definiti BPM (Business Process Management) superando  i tradizionali sistemi di archiviazione documentale. Fino ad alcuni anni fa si operava unicamente con sistemi “transazionali”, ad esempio venivano caricate le fatture nel sistema contabile e poi il processo di autorizzazione e controllo veniva gestito manualmente attraverso documenti cartacei, telefonate, e-mail o richieste di informazioni a colleghi in altri uffici. Ora è possibile  ricevere una risposta inoltrando a sistema semplicemente l’avanzamento di un processo strutturato (ad esempio  la richiesta di autorizzazione, la richiesta di informazioni aggiuntive ad una pratica): immediatamente un altro operatore (collega, cliente, fornitore…), magari dall’altra parte del mondo, processa la mia richiesta con ad esempio uno smartphone e mi può comunicare un  “procedi”, “eccoti la risposta”. Sono sistemi che migliorano sostanzialmente le organizzazioni.

Come ha fatto Horsa con il progetto Parmareggio…

Esattamente. A fine 2011 la Direzione di Parmareggio si è posta serie domande inerenti il miglioramennto degli aspetti organizzativi dell’azienda: come snellire e semplificare i processi; come mantenere tutti gli uffici aggiornati alle procedure approvate; come eliminare le dispersioni e ridurre le attività a basso valore aggiunto. Horsa ha allora implementato ARXivar, una soluzione che va oltre la gestione documentale e che ha permesso la riduzione dei costi della fatturazione e della distribuzione dei documenti, l’eliminazione dei tempi di ricerca dei documenti cartacei. Stesso discorso per le fatture dei fornitori la cui catalogazione, integrata completamente con il sistema ERP Diapason, ha portato ad un aggiornamento tempestivo della contabilità, inoltre ha consentito ai responsabili coinvolti nei vari livelli di approvazione di tenere monitorate le contestazioni e di bloccare direttamente i pagamenti quando necessario. In sintesi l’implementazione del sistema di workflow management di ARXivar ha permesso l’ottimizzazione e la standardizzazione del  processo collaborativo tra i vari uffici, la possibilità di verificare lo stato di avanzamento delle varie richieste.

Horsa – tra i principali Solution Integrator del mercato ICT a livello nazionale – progetta, implementa e mantiene soluzioni IT destinate a Medium e Large Enterprise Company, a livello nazionale ed internazionale.

Con competenze altamente specializzate, Horsa propone tre aree di offering: Application, per soluzioni ERP, Legacy ERP, Business Analitycs, Document Management, Cash & Credit Management, CRM & Custumer Services; Technology per la progettazione e la realizzazione di infrastrutture IT in termini di Server, Virtualizzazione, Business Continuity; Services per servizi professionali di assistenza tecnica, sistemistica e di continuità per la corretta gestione di tutte le fasi di implementazione e manutenzione delle tecnologie IT.

Horsa agisce come Solution e System Integrator intelligente perché capace di utilizzare un insieme di competenze e servizi multidisciplinari di eccellenza per garantire la miglior risposta all’esigenza del cliente.

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Redazione Newsfood.com