Hachette Rusconi dice basta alla carta grazie a Esker

Hachette Rusconi dematerializza i documenti cartacei cominciando dal ciclo passivo di fatturazione con la soluzione DeliveryWare della francese Esker.

Problematiche ed esigenze

Negli uffici milanesi di viale Sarca circola un mare di carta, e non solo perché si pubblicano ventuno riviste. Talmente tanta che un paio di anni fa si è deciso di dire basta o
almeno, precisa Paolo Pagnoni CIO di Hachette Rusconi “Di ridurre al minimo il flusso dei documenti cartacei all’interno degli uffici”. In una parola: dematerializzare. Che cosa? “C’è
davvero l’imbarazzo della scelta, per cominciare abbiamo individuato tre processi la cui gestione cartacea rappresentava un serio problema: il ciclo di approvazione dei pagamenti delle fatture
passive, successivo alla registrazione contabile e basato sullo scambio articolato di fotocopie; la condivisione e versioning di documenti per testate, impropriamente basato sulle e-mail e
sull’uso di Outlook come repository documentale; le gestione di ferie e permessi, attualmente basata ancora sul modulo cartaceo”. Il via dalla fatturazione passiva.

La scelta della soluzione

Individuato il problema e da dove si poteva cominciare ad affrontarlo, serviva la soluzione giusta e questa doveva essere innanzitutto una soluzione di workflow. Al varo della software
selection da parte di Hachette si sono mossi i giganti, come è normale, e il Cio – guida uno staff di 11 persone -si è trovato sul tavolo almeno quattro proposte interessanti. Ne
parla omettendo i nomi: “La prima si sposava molto bene con la nostra architettura informatica, però era molto articolata, quasi troppo anche per le nostre esigenze e aveva un costo
decisamente alto. La seconda era validissima per il document management ma non comprendeva un prodotto specifico di workflow, che poi era quello che ci serviva. La terza era troppo complicata,
la quarta era DeliveryWare di Esker”.

Chi ha vinto lo sapete già. “Che cosa ci ha conquistato? Prima di tutto la presentazione”. A Cesare quel che è di Cesare: “Argomentazioni calzate a pennello sulla nostra
realtà, poche cose ma convincenti, tempi rapidi. Unico neo: hanno sottostimato le difficoltà di implementazione e adozione, che ci sono anche nel caso di Esker e vanno affrontate
con una opportuna pianificazione”. Altri plus: “Essere una soluzione specifica a un problema specifico di workflow, affidabile e comunque modulare e scalabile nel tempo. Non mancavano certo
software alternativi, ma a noi serviva quello… E poi l’ottimo rapporto tra
affidabilità e prezzo”.

I benefici di Esker DeliveryWare

Ma come fa Esker DeliveryWare a ridurre l’uso della carta nei processi aziendali? Automatizzando lo scambio dei documenti critici tra clienti, fornitori e business partner indipendentemente
dalla provenienza, dal formato e dalla destinazione. Partendo da applicazioni aziendali in grado di stampare, EDW gestisce l’invio di posta, fax ed e-mail, archivia, genera Pdf e nel caso
personalizza i documenti aziendali. Praticamente si comporta come una piattaforma unica e universale in grado di gestire tutte le comunicazioni aziendali. L’indice di gradimento? “Bisogna
distinguere: sul lato IT, dopo un periodo di training e aver sbattuto il naso un paio di volte, ora sono decisamente contenti. Sul lato client, invece, il successo è stato immediato.
Anzi, c’è chi si è arrabbiato per essere stato messo in fondo al piano di sviluppo che prevediamo coprirà tutto il 2007. Stiamo raggiungendo una business unit per volta per
evitare che ci caschi tutto addosso, calma e gesso”.
Ancora non sono stati quantificati con precisione i benefici economici. “Sto testando soprattutto il flusso – sottolinea Pagnoni – e già questo mi dà modo di vedere che i passi
avanti ci sono”. Gli obiettivi per il nuovo ciclo di fatturazione passiva sono chiari: da un giorno a pochi minuti per evadere una fattura, da dieci giorni a due per il tempo di transito del
documento in amministrazione, da 20 euro a 1.60 euro il costo di gestione di ogni singola fattura.

Prospettive future

“Io penso che nel giro di un anno porteremo a casa i risultati prefissati” aggiunge Pagnoni, “E sono altrettanto convinto che il progetto di dematerializzazione non finirà mai. Ho visto
cosa hanno fatto i nostri colleghi francesi che hanno messo degli scanner in ogni business unit per digitalizzare i documenti cartacei e farli circolare in azienda soltanto in formato
elettronico. Mi piacerebbe fare la stessa cosa perché quella sì che è dematerializzazione”. La domanda, dolorosa, non può restare nell’aria: succederà anche
alle riviste? “Abbiamo avuto mandato da parte della casa madre francese di portare avanti un progetto che ci veda protagonisti sul Web a
breve…”. Ma questa è un’altra storia.

Leila Sobaihi

www.esker.it

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