Come deve essere semplificata la tenuta dei documenti di lavoro

La Fondazione Studi Consulenti del Lavoro ha sottoposto all’attenzione del neoministro del lavoro, Maurizio Sacconi, una relazione tecnica sugli interventi necessari per la semplificazione
della tenuta dei libri obbligatori che, allo stato attuale, presentano “evidenti eccessi burocratici in materia di lavoro estremamente onerosi per le imprese e la PA ed ostativi alla
competitività del Paese”.
La Fondazione, in primo luogo, ha sottolineato l’inefficacia dei libri matricola e paga ai fini dell’accertamento della regolarità e della costituzione dei rapporti di lavoro,
poiché essi vengono compilati esclusivamente dal datore di lavoro e, quindi, “non possono costituire uno strumento efficace di controllo”.
Anche l’obbligo di conservazione dei libri obbligatori sul posto di lavoro, inoltre, non è efficace al fine di contrastare il lavoro nero, perché la presenza di lavoratori
irregolari (che, quindi, non compaiono sui libri) può essere riscontrata solo raccogliendo gli elementi probatori mediante accertamento ispettivo.
Alla luce di queste considerazioni, l’obbligo giornaliero di effettuare le registrazioni sui libri obbligatori risulta “gravoso ed inutile”: “Per la stragrande maggioranza delle imprese
presenti nel nostro Paese – ha osservato la Fondazione – per le loro piccole o piccolissime dimensioni l’obbligo è oltremodo oneroso e quasi sempre oggettivamente inattuabile, specie per
le aziende del settore edile che notoriamente aprono e chiudono frequentemente cantieri dislocati in località sempre diverse dalla sede abituale di lavoro”. La situazione, inoltre,
è ulteriormente aggravata dal fatto che, “a meno che le presenze non vengano automaticamente rilevate con idonei sistemi informatici, l’annotazione a cura del datore di lavoro non
costituisce elemento probatorio circa l’effettiva modalità della prestazione lavorativa”.

Libri inutili
La Fondazione ha così evidenziato l’inutilità dei libri obbligatori:
– libro matricola, poiché riporta le informazioni già presenti su libro paga;
– obbligo di vidimazione: “inutile e superfluo”, secondo la Fondazione, è l’obbligo di imprimere il logo degli istituti previdenziali ed assistenziali sui libri paga e matricola. Tale
obbligo, che era originariamente previsto per impedire la contraffazione, risulta del tutto inutile grazie all’informatizzazione che permette di aggiornare in tempo reale gli archivi della PA,
agevolando le attività di controllo.
– eccessivi oneri ed adempimenti per cittadini e PA: la Fondazione ha rilevato che da questi obblighi risulta “oltre modo evidente l’eccessivo e spropositato costo a carico della PA e, quindi,
a totale carico della collettività”.

Come modificare l’impianto normativo
La Fondazione ha proposto le seguenti modifiche agli articoli 20,21,25 e 26 del DPR 1124/65:
– Articolo 20: “I datori di lavoro soggetti alle disposizioni del presente titolo debbono tenere:
1) un libro di paga o fogli mobili, anche in formato di stampa laser, che riportino per ogni dipendente: il cognome e il nome, il codice fiscale, il numero d’ordine d’iscrizione alla scheda
riepilogativa di cui al punto successivo, il numero delle ore in cui ha lavorato in ciascun giorno, con indicazione distinta delle ore di lavoro straordinario, la retribuzione effettivamente
corrisposta in danaro o sotto altra forma.
Nel caso in cui al prestatore d’opera sia corrisposta una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori, è segnata solo la giornata di presenza al lavoro.
2) Una scheda riepilogativa, anche in formato di stampa laser nella quale siano iscritti, nell’ordine cronologico della loro assunzione in servizio, tutti i prestatori d’opera di cui all’art.4.
La scheda riepilogativa deve indicare, per ciascun prestatore d’opera: il numero d’ordine di iscrizione, il cognome e il nome, la data e il luogo di nascita, la data di ammissione in servizio e
quella di risoluzione del rapporto di lavoro e la categoria professionale.”
– Articolo 21: “Il libro di paga e la scheda riepilogativa debbono essere conservati a cura del datore di lavoro presso la sede legale o il professionista, così come previsto dall’art.5
della legge 11 gennaio 1979, n.12 ed esibiti ad ogni richiesta, agli incaricati dell’Istituto assicuratore.
Il datore di lavoro deve dare tutte le prove, esibendo anche i libri contabili ed altri documenti, e fornire ogni altra notizia complementare nonché i chiarimenti necessari per
dimostrare l’esattezza delle registrazioni.
Gli incaricati dell’Istituto assicuratore debbono, a richiesta, presentare un documento di riconoscimento rilasciato dall’Istituto; essi debbono mettere la data e la firma sotto l’ultima
scritturazione del libro di paga, coincidente con quella dell’accertamento.
L’Istituto assicuratore, per mezzo degli incaricati predetti, ha diritto di trarre copia conforme del libro paga, il quale deve essere controfirmato dal datore di lavoro.
– Articolo 25: “Le retribuzioni e gli altri dati previsti al precedente art.20 debbono essere registrare nel libro paga entro il termine di ricorrenza del pagamento di esse e, comunque, non
oltre il termine di pagamento previsto dalla legge per il versamento delle imposte e dei contributi.”
– Articolo 26: Il libro paga o fogli mobili e le schede riepilogative debbono essere legati e numerati in ogni pagina. Il datore di lavoro deve conservare i libri di paga e le schede
riepilogative per dieci anni almeno dall’ultima registrazione.
– Articolo ____
Sono abrogate tutte le sanzioni amministrative riguardanti gli obblighi di tenuta sul posto di lavoro dei documenti amministrativi in materia di lavoro e legislazione sociale”.

Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, «Semplificazione
della tenuta dei documenti di lavoro: Relazione Tecnica – Proposta di modifica al DPR 1124/65«